Transactions : aperçu, détails, signer, envoyer

Nº du document: 697
Modifié: 06/06/2019
Aperçu des transactions

L'aperçu des transactions répertorie les transactions entrées et uploadées qui ne sont pas encore envoyées.

Accès

Cliquez sur l'onglet Transactions.

Filtres

Les filtres prédéfinis vous permettent de

  • voir les transactions correspondant à des critères spécifiques :


  • limiter la vue à un contrat ebanking spécifique (exigance d'au moins 2 contrats ebanking):
Statut des transactions

Statut des transactions

Le statut d'une transaction est visible dans l'aperçu (dans la colonne action) ou dans les détails de la transaction.

Icone Status

A compléter, une action de l'utilisateur est nécessaire.

La transaction est Refusée, soit par un autre utilisateur soit par Isabel à cause d'une erreur.

  La transaction est encore A signer.
La transaction est Suffisamment signée et prête à être envoyée.
La transaction est Insuffisamment signée. Il manque une (des) signature(s) pour être en mesure d'envoyer la transaction.

Une action est En cours. Si vous cliquez sur l'icône, le message Une actualisation est nécessaire pour mettre à jour l'état du fichier apparait. Cliquez sur OK pour continuer.

Transactions urgentes

Transactions urgentes

Une transaction urgente est affichée grâce au point d'exclamation rouge.

 

Transactions uploadés

Quand une transaction ou une groupe de transactions est uploadé, une icone indique l'origine :

Icone Origine

Le fichier est uploadé avec un navigateur web.

Le fichier est uploadé avec Isabel GO.

Le fichier est uploadé avec Isabel Corporate Synchronizer.
Le fichier est uploadé avec Telelink.

 

Enveloppes

Enveloppes

Des transactions peuvent être attribuées aux enveloppes.  La couleur de l'enveloppe peut indiquer le statut des opérations dans l'enveloppe:

  • Enveloppe verte: tous les fichiers bancaires sont suffisamment signés
  • Enveloppe bleue: tous les fichiers bancaires sont prêts à être signés
  • Enveloppe Orange: tous les fichiers bancaires sont déjà signés mais pas encore suffisamment
  • Enveloppe jaune: tous les fichiers bancaires ont le statut A COMPLETER (p.e. pour accepter une condition d'upload)
  • Enveloppe rouge: tous les fichiers bancaires ont un statut ERREUR
  • Enveloppe hachurée : les fichiers bancaires ont un statut différent
Détails des transactions

Cliquez sur la ligne de la transaction dont vous désirez afficher les détails.

Parcourir les transactions

Parcourir les transactions

En haut à droite dans l'écran détails de la transaction, des boutons de navigation vous permettent d'aller à la transaction première / précédente / suivante / dernière, dans les limites du filtre active et de l'enveloppe sélectionnée.

Suivi d'audit (historique des activités) d'une transaction

Le suivi d'audit affiche toutes les étapes dans le cycle de vie d'une transaction (qui a créé, modifié, signé, envoyé, ... la transaction).

  • A partir des détails, cliquez sur le bouton Suivi d'audit : historique
Créer un rapport

Les rapports des transactions contiennent des aperçus, détails ou résumés des transactions sélectionnées, dans les formats PDF ou TXT. Le document PDF peut inclure les données de traitement des transactions. Le fichier TXT a une structure CSV et peut être importé dans un tableur ou une base de données.

  1. Sélectionnez les transactions que vous désirez inclure dans votre rapport.
  2. Cliquez sur le bouton Créer Rapport en haut de la page, ou sur Créer Rapport dans le volet d'actions.
  3. Séléctionnez le type de rapport:
    • Vue d'ensemble
      • Ajouter les totaux *
    • Détails
      • Ajouter les données de traitement *
      • Commencer une nouvelle page par fichier *
      • Trier*
    • Résumé
  4. Sélectionnez le format du rapport : PDF ou TXT
  5. Lorsque le rapport est prêt, vous pouvez le télécharger en cliquant sur Mes rapports dans la barre de navigation en haut de la page.

* : options applicables seulement aux rapports PDF.

Plus d'informations : Planification, téléchargement et importation de rapports dans une feuille de calcul.

Gestion des transactions
Utiliser des enveloppes

Les enveloppes peuvent être utilisées pour un nettoyage aisé de votre zone de transaction en attribuant des opérations similaires à une même enveloppe. Vous pouvez les attribuer en fonction du statut (signé, non signé), du signataire (l'utilisateur X doit signer), ...

La couleur de l'enveloppe est basée sur le statut des opérations dans l'enveloppe:

  • Enveloppe verte: tous les fichiers bancaires sont suffisamment signés
  • Enveloppe bleue: tous les fichiers bancaires sont prêts à être signés
  • Enveloppe Orange: tous les fichiers bancaires sont déjà signés mais pas encore suffisamment
  • Enveloppe jaune: tous les fichiers bancaires ont le statut A COMPLETER (p.e. pour accepter une condition d'upload)
  • Enveloppe rouge: tous les fichiers bancaires ont un statut ERREUR
  • Enveloppe hachurée : les fichiers bancaires ont un statut différent

Ajouter des transactions à une enveloppe

  1. Sélectionnez la (les) transaction(s) que vous désirez ajouter à la même enveloppe
  2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Attribuer à l'enveloppe
  3. La fenêtre Attribuer les transactions sélectionnées à apparait:
    • Choisir une enveloppe existante dans la liste
    • Créer une nouvelle enveloppe, indiquez un nom et cliquez sur Créer une enveloppe. Si aucun nom n'est défini, le nom de l'enveloppe sera "Enveloppe de nom d'utilisateur (date et heure)"

Note: Bien qu'il n'y ait pas de limite, il est recommandé d'avoir un maximum de 100 transactions dans une seule enveloppe.

Supprimer des transactions d'une enveloppe 

  1. Sélectionnez la transaction que vous désirez supprimer d'une enveloppe
  2. Cliquez sur Supprimer de l'enveloppe. Si vous désirez l'assigner à une autre enveloppe, vous devrez d'abord l'enlever de l'enveloppe actuelle.

Renommer une enveloppe

  1. Cliquez simplement sur le nom actuel de l'enveloppe
  2. Un champs de texte où on peut changer le nom apparaît
  3. Appuyez sur ENTREE lorsque le nom est adapté
Modifier une transaction

A partir des détails de votre transaction, dans le menu à gauche, choisissez Modifier la/les transaction(s)

Note: Pour un fichier uploadé, le modification d'une transaction refusé doit s'effectuer dans le logiciel de comptabilité.

Vérifier l'integrité d'un fichier uploadé

Lorsqu'un fichier bancaire est uploadé, Isabel 6 calcule un hachage unique. Au cours du processus de signature, le contenu et l'intégrité du fichier sont garantis par ce hachage.
Vous pouvez demander à votre service informatique de calculer ce hachage, afin de le comparer avec celui affiché dans l'écran de détail et dans l'écran de signature. De cette façon, vous pouvez vous assurer que le fichier que vous signez est exactement celui que vous avez créé dans votre logiciel de comptabilité.

Signer plusieurs transactions

Il est possible de signer uniquement les transactions qui sont visibles. Pour afficher plus de transactions dans votre vue actuelle, vous pouvez ajouter des transactions à des enveloppes ou, au bas de la page, modifier le nombre de transactions pouvant être affichées.

Inviter un autre utilisateur à signer une transaction

Lorsque vous invitez un signataire potentiel, l'utilisateur invité recevra un e-mail (uniquement si le signataire a configuré une adresse e-mail dans ses Préférences > Général) l'informant lorsqu'une transaction est prête à être signée.

Pour être en mesure d'inviter des signataires potentiels, vous devez avoir souscrit au module MultiSign. Le signataire ne doit pas avoir souscri au module MultiSign.

  1. Ouvrir les détails de votre transaction
  2. Dans le menu de navigation à gauche, choisissez Modifier les options de traitement
  3. Dans les options de traitement, sélectionnez les signataires potentiels et utilisez le bouton de la flêche pointant vers la droite pour inviter ces utilisateurs

Rejeter une transaction ou demander une modification

Rejeter une transaction ou demander une modification

En tant que signataire, vous avez la possibilité de rejeter une transaction ou de demander une modification.

  1. Ouvrez les détails de la transaction
  2. Cliquez sur Demander la modification dans le menu de navigation à gauche
  3. Spécifiez la raison pour laquelle vous rejetez le fichier

Lorsqu'une transaction est rejetée, le fichier aura le statut refusé. La raison pour laquelle le fichier a été rejeté est disponible dans les détails de la transaction.

Note: Pour un fichier uploadé, le modification d'une transaction refusé doit s'effectuer dans le logiciel de comptabilité.

Envoyer des transactions
  1. Sélectionnez les transactions que vous désirez signer ou envoyer
  2. Cliquez sur signer ou envoyer dans le menu de navigation à gauche

Dans le cas où les transactions ne sont pas encore signées, vous serez invité à les signer.

Réutiliser, dupliquer ou cloner une transaction
  1. Ouvrir les détails de votre Transaction
  2. Dans le menu de navigation à gauche, sélectionnez Cloner transaction(s)
  3. Un message vous informant que la date d'exécution a été mise à jour apparait.
  4. Confirmez ce message pour réutiliser la transaction avec tout son contenu

h all its content.

Supprimer des transactions
  1. Selectionnez les transactions que vous voulez supprimer
  2. Cliquez sur Supprimer dans le panneau à gauche
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