Van manuele verwerking naar automatisering: de Isabel Connect-ervaring van SWDE

Voor Société Wallonne des Eaux (SWDE) was de verwerking van betalingen jarenlang een dagelijkse uitdaging. Door het grote volume aan CODA-bestanden en manuele betalingen ging veel tijd naar repetitieve taken die weinig toegevoegde waarde boden. Tegelijk bracht die werkwijze ook extra risico’s op fouten en fraude met zich mee. Daarom besloot SWDE om zijn betalingsprocessen te automatiseren met Isabel Connect. Het resultaat: meer efficiëntie, meer controle en meer gebruiksgemak voor de medewerkers.

Efficiënt werken om water betaalbaar te houden

Société Wallonne des Eaux produceert en verdeelt drinkwater voor ongeveer 2,5 miljoen inwoners in Wallonië. Dat gebeurt via 40.117 kilometer leidingen en 1.317 reservoirs en watertorens. Vanuit Verviers werkt SWDE elke dag aan een duidelijke missie: kwaliteitsvol water beschikbaar maken in voldoende hoeveelheden en aan een redelijke prijs.

Voor Stéphane Thirion, Head of Finance bij SWDE, staat dat doel al jaren centraal. Hij werkt al meer dan 30 jaar bij het Waalse waterbedrijf en heeft sinds zijn start in finance altijd dezelfde ambitie gehad: "De prijs van het water onder controle houden". In 2019 werd de automatisering van betalingsgegevens onderdeel van die missie.

“Ook al zijn onze activiteiten beperkt tot Wallonië, toch hebben we te maken met een enorm aantal transacties. Met meer dan een miljoen klanten is SWDE een van de 10 grootste facturatoren van België. We ontvangen tussen de 10.000 en 30.000 betalingen per dag, en daarnaast ook ongeveer 40.000 leveranciersfacturen per jaar. Dat zijn grote betaalstromen, zowel qua volume als qua bedragen.”

Die schaal zorgde intern voor een duidelijke uitdaging:

De keuze voor Isabel Connect

Om die uitdaging aan te pakken, richtte SWDE een werkgroep op met medewerkers uit IT en Finance.

“Daar werd vrij snel beslist om Isabel Connect te integreren”, zegt Stéphane Thirion. “Voor de installatie hebben we samengewerkt met een externe partner die vertrouwd was met Isabel en het product dus goed kende. De integratie nam ongeveer twee tot drie maanden in beslag.”

De implementatie werd begin 2020 afgerond, net voor de uitbraak van de coronapandemie. Dat bleek achteraf een groot voordeel.

“Met Isabel Connect kan alles vanop afstand gebeuren. Telewerken was dus geen probleem. Dat gaf ons extra flexibiliteit op een moment waarop dat echt nodig was.”

Minder manueel werk, meer controle

Vandaag is automatisering een vast onderdeel van de financiële werking van SWDE. CODA-bestanden worden elke ochtend vanaf 5 uur automatisch geïntegreerd in SAP. Wanneer de verantwoordelijke medewerker start, moeten enkel de laatste integratiestappen nog worden afgerond. Daarna kan die zich focussen op transacties die niet automatisch verwerkt werden.

Vroeger moesten een dertigtal CODA-bestanden manueel worden ingevoerd. Dat nam elke dag meerdere uren in beslag.

Ook voor uitgaande betalingen veranderde er veel. Betalingsbestanden worden vandaag voorbereid en gevalideerd door de operationele afdelingen zelf, zoals boekhouding, klantendienst en HR. Daarna passeren die bestanden een interne directory en worden ze automatisch doorgestuurd naar de betaalomgeving van Isabel 6.

Meer veiligheid in een complexe betaalomgeving

oor SWDE was ook veiligheid een doorslaggevende factor. Door het hoge aantal transacties was het risico op fouten of fraude altijd aanwezig.

“Door het aantal transacties dat we elke dag uitvoerden, liepen we voortdurend risico op fouten of fraude. Veiligheid is een cruciale factor bij SWDE.”

Volgens Stéphane Thirion ligt net daar de meerwaarde van Isabel Connect: de oplossing combineert efficiëntie, veiligheid en gebruiksvriendelijkheid.