Créer et gérer des mandats SEPA

Nº du document: 43590
Modifié: 29/04/2019

Contenu:

Pourquoi votre domiciliation SEPA est refusée ?

Conditions requises

Aperçu de la gestion de mandat

Gérer vos mandats

Créer un domiciliation SEPA

Pourquoi votre domiciliation SEPA est refusée ?

Si vous voulez savoir pourquoi votre banque a refusé une domiciliation SEPA, vous devez vous inscrire au module 'Exportation d'infocomptes' et demander à votre banque d'envoyer des CODA pour le compte concerné. Dans le fichier reçu se trouve un code qui explique pourquoi votre domiciliation SEPA a été refusée (fonds insuffisants, compte fermé, ...). Si vous désirez plus d'informations par rapport à ces codes, veuillez suivre ce lien.

Conditions requises

Conditions requises pour démarrer avec les domiciliations SEPA et les mandats

  • L'utilisateur qui crée des domiciliations SEPA doit avoir souscrit au module de Domiciliation
  • Au moins un utilisateur autorisé à créer des domiciliations et un utilisateur autorisé à les signer est nécessaire (cela peut être la même personne). Si vous ne disposez pas de ces autorisations, vous pouvez envoyer la demande à votre banque via Isabel.eu/manage.
  • Un identifiant de créancier utilisé pour vous identifier en tant que créancier auprès de votre banque. Seule votre banque peut vous le fournir. Par exemple: l’identification de créancier Isabel est BE55ZZZ0455530509.
    Les identifiants de créanciers belges ont la structure suivante:
    • BE: Code Pays
    • 55: Chiffre de contrôle
    • ZZZ: Numéro d'entreprise
    • 0455530509: Identification Nationale
  • Les informations du mandat:
    • Référence de mandat
      C’est vous qui définissez la référence du mandat mais elle doit être unique et identifiable par vous (le créancier) et votre client (le débiteur). Isabel utilise par exemple la combinaison de la date de signature du mandat avec l’ID unique du client (AAMMJJIDClient).
    • BIC et IBAN des débiteurs: doit être une banque connectée à Swift. La validation de ces informations est effectuée par Isabel.
    • Nom et adresse des débiteurs: Le nom des débiteur et leur adresse : dès le 19 novembre 2017, l’adresse du débiteur est obligatoire lorsque la banque du compte débiteur ou créditeur est situé dans un pays ou territoire SEPA hors de la zone EEA. Ceci s’applique à toutes les nouvelles domiciliations SEPA, et tous les nouveaux mandats ajoutés aux domiciliations SEPA.

Comment y accéder

Pour accéder à la gestion de Mandat, allez vers l'onglet Transactions > Cliquez sur Mandats dans la fenêtre de navigation à gauche.

La fenêtre Gérer les mandats s'affiche.

Fenêtre d'aperçu

  • Utilisez les onglets Mandats et Groupes pour basculer entre l'affichage mandat unique et l'affichage de groupe.
  • Dans Filtre de groupe vous pouvez sélectionner un groupe déjà créé. De cette façon, seuls les mandats de ce groupe seront affichés.
  • Vous pouvez cliquer sur la flêche dans l'en tête de chaque colonne afin de pouvoir afficher les options de filtre et de tri. Le filtre est uniquement disponible dans la colonne 'Shéma' et 'Séquence'.
  • Dans la colonne Groupe vous pouvez vérifier à quel groupe(s) le mandat correspondant est assigné
  • Icône affichant le shéma du mandat :
    • Mandat Core
    • Mandat B2B
  • Une icône sera affichée dans la colonne amendement si un amendement est attaché au mandat.

Gérer vos mandats

Créer votre nouveau mandat

Dans la fenêtre 'Gérer les mandats' vous avez la possibilité de créer:

  • Un nouveau Mandat: Vous pouvez insérer/créez de nouveaux mandats pour domiciliations SEPA. Les informations relevantes sont contenues dans les formulaires envoyés à vos nouveaux débiteurs. Ils vous ont renvoyé ces formulaires signés et complétés avec leur IBAN et BIC.

Définir les informations du mandat

  • Référence du mandat: C’est vous qui définissez la référence du mandat mais elle doit être unique et identifiable par vous (le créancier) et votre client (le débiteur). Isabel utilise par exemple la combinaison de la date de signature du mandat avec l’ID unique du client (JJMMAAClientID).
  • Shéma de paiement: choisissez entre Core et B2B
    • Si le mandat concerne un accord avec un client privé, core est obligatoire. Le débiteur a au moins 8 semaines à compter de la date d’exécution de la domiciliation pour demander un remboursement.
    • Si le mandat concerne un accord avec une autre entreprise, core ainsi que B2B sont possibles. Lorsque vous choisissez B2B, la banque du débiteur vérifie le mandat et le débiteur ne peut pas demander un remboursement après validation.
  • Type de paiement: choisissez entre Récurrent et Unique
  • Séquence: est envoyée à la banque en l'informant qu'un mandat a été créé ou modifié. Il est donc important que ceci soit géré avec rigueur par le créancier.
    • Premier (optionnel) : peut être utilisé optionellement pour le premier encaissement d'un mandat. (par exemple, pour facilement reconnaître les mandats qui n'ont pas encore été exécuté avec succès par la banque)
    • Suivant : peut être utilisé à toutes les étapes de votre mandat, sauf pour le dernier encaissement.
    • Final: doit être utilisé uniquement pour le dernier encaissement du mandat. L'envoi de votre domiciliation SEPA fournira les instructions pour supprimer le mandat. Si vous réutilisez un tel mandat, votre domiciliation SEPA sera rejetée, dû à un "mandat expiré".
  • Date de signature: date à laquelle le mandat a été signé. Si il s'agit d'un mandat migré, cela doit être la date à laquelle le mandat original a été signé.  Cette information est disponible dans le fichier de migration.

Définir les informations du Débiteur

  • Nom et adresse: le nom et l'adresse de votre débiteur
  • Account country: le pays du compte du débiteur (ce pays peut-être différent de l'adresse du débiteur)
  • Numéro de compte (IBAN): l'IBAN du débiteur
  • BIC: le BIC du compte bancaire du débiteur

Définir les informations du Créancier

  • Identification du créancier: utilisé pour vous identifier en tant que créancier auprès de votre banque (par ex: l'identification créancier d'Isabel est BE55ZZZ0455530509). Si vous avez déjà des mandats existants, vous pouvez sélectionner vos identifiants de créancier utilisés précédemment en cliquant sur la flêche. Voir les conditions requises pour plus d'informations à propos de l'identification créancier.
  • Nom et adresse: introduisez le nom et l'adresse correspondant à votre identification créancier. Cette information est automatiquement complétée si vous avez sélectionné une identification du créancier dans la liste.

Définir des données par défaut pour vos mandats

  • Montant par défaut: introduisez un montant par défaut pour votre mandat. Lors de la création de votre domiciliation SEPA, vous pouvez aussi spécifier un montant différent.
  • Message au débiteur par défaut: introduisez un message par défaut pour votre mandat. Lors de la création de votre domiciliation SEPA, Vous pouvez aussi spécifier un message différent à l'attention de votre débiteur.
  • Note: Ce message peut aussi être utilisé comme une note personnelle pour le mandat (par ex. lors de l'ajout d'amendements, vous pouvez ajouter des informations concernant les modifications dans la note)

Gérer vos groupes

En attribuant un mandat à un groupe, vous créez un outil utile pour préparer et simplifier un grand nombre de mandats.

Attribuer des mandats à des groupes

  1. Dans 'Gérer les mandats', sélectionnez le(s) mandat(s) que vous voulez regrouper en utilisant la case à cocher présente dans la première colonne.
  2. Cliquez sur le bouton Groupe de mandats. La fenêtre pop-up de Groupe de mandats apparaîtra alors sous ce bouton.
    A cet endroit vous pouvez créer un nouveau groupe ou assigner des mandats à des groupes existants.

    1. Pour créer un nouveau groupe, indiquez le nom de votre nouveau groupe.
    2. Cliquez sur Créer groupe. Ce qui a pour résultat de faire apparaître le nouveau groupe créé dans la liste affichée en haut.
  3. Sélectionnez un ou plusieurs groupes (en utilisant la case à cocher) auxquels vous désirez assigner le(s) mandat(s)
  4. Cliquez sur 'Attribuer au(x) groupe(s) sélectionné(s) pour attribuer le mandat au(x) groupe(s) sélectionné(s)

Remarque: les groupes vides sont automatiquement supprimés

Supprimer les mandats des groupes

  1. Dans 'Gérer les mandats', cliquez sur l'onglet Groupes pour afficher les groupes et les mandats qu'ils contiennent.
  2. Sélectionnez les mandats que vous désirer retirer de ce groupe en utilisant la case à cocher dans la première colonne.
  3. Cliquez sur le bouton 'Supprimer le(s) mandat(s) du groupe'.

Remarque: les groupes vides sont automatiquement supprimés

Renommer les groupes

  1. Dans 'Gérer les mandats', cliquez sur l'onglet Groupes pour afficher les groupes et les mandats qu'ils contiennent.
  2. Cliquez sur le nom actuel du groupe. Ce qui a pour résultat de rendre le champ modifiable. Changez le nom actuel vers le nouveau nom et validez en appuyant sur la touche entrée.

Passer d'une séquence Premier à une séquence Suivant

Si un mandat avec un type de séquence Premier a été correctement exécuté, il doit être modifié vers le type de séquence Suivant. Il est important de gérer ceci avec rigueur afin d'éviter que des fichiers soient rejetés par la banque.

Dans Isabel 6, vous pouvez facilement changer le type de séquence de tous vos mandats en l'adaptant de Premier vers Suivant.

  1. Sélectionner le mandat pour lequel le type de séquence doit être adapté de Premier vers Suivant.
    Astuce: vous pouvez filter vos mandats dans les colonnes
  2. Cliquez sur 'Activer la séquence Suivante'.
  3. Un message de confirmation sera affiché. Cliquez sur Oui pour confirmer votre action.
    Remarque: cette option est uniquement disponible si tous les mandats sélectionnés ont un type de séquence Premier.

Modifier vos mandats (en ajoutant des amendements)

Un débiteur peut demander la modification de son mandat (adaptation de son numéro de compte , nom ou adresse). Ces modifications doivent être initiées par le débiteur, il est fortement recommandé d'avoir une confirmation (mail ou lettre) écrite et signée de cette demande (pour éviter toute confusion future).

Le shéma de paiement (Core/B2B) et le type de paiement (Récurrent/Unique) sont définitifs lors de la creation du mandat, en ne peuvent pas être modifiés par un amendement.

  • Si vous vous êtes trompés lors de la creation du mandat, vous supprimez et reencodez le mandat.
  • Si vous êtes convenu un nouveau Shéma de paiement ou nouveau type de paiement avec votre client, un nouveau mandat est requis.


Lorsque vous modifiez vos mandats, Isabel vous suggère automatiquement d'ajouter un amendement.

  1. Pour modifier votre amendement, allez vers 'Gérer les mandats' et ouvrez le mandat que vous voulez mettre à jour/modifier
  2. Modifiez la valeur que vous désirez adapter
    Astuce: Nous vous recommandons d'indiquer l'ancienne valeur dans le champs 'Note'
  3. Cliquez sur Enregistrer. Si un amendement est requis, un pop-up apparaîtra. Ceci vous offre la possibilité d'ajouter un amendement.

    • Non: aucun amendement n'est créé (ceci n'est pas recommandé)
    • Oui: la fenêtre d'amendement contenant les données initiales et les anciennes données apparaît

Note: Après avoir créé une domiciliation SEPA qui comprend un mandat avec un amendement, l'amendement sera automatiquement supprimé. Si vous supprimez la domiciliation SEPA créée avant de l'envoyer à votre banque ou si la Banque rejette la domiciliation SEPA, vous devrez recréer l'amendement. C'est pour cette raison qu'il est recommandé d'ajouter les valeurs modifiées dans le champ Note.

Importer et exporter vos mandats

L’importation et l’exportation de vos mandats vous permettent de migrer tous vos mandats existants vers un autre utilisateur ou de les consulter dans un tableur comme Excel par exemple.

L’importation et l’exportation de mandats se produisent dans un format spécifique à Isabel, et sont limitées au transfert de mandats entre utilisateurs Isabel. Dès lors, il n’est pas possible d’exporter des mandats depuis Isabel vers votre programme de comptabilité, ni l’inverse.

Exporter vos mandats

  1. Pour exporter vos mandats, allez dans « Gérer les mandats » et cliquez sur Downloader tous les mandats dans le menu de gauche

  2. Pour télécharger votre exportation, allez dans Mes rapports dans le menu supérieur.
    La description de votre fichier dans Mes rapports sera « Downloader des mandats ».

Remarques :

  • L’exportation peut durer un certain temps en fonction du nombre de mandats disponibles.
  • L’exportation ne reste dans Mes rapports que durant une période limitée. Nous vous conseillons donc de l’enregistrer sur votre ordinateur.
  • Si vous avez assigné des mandats à des groupes, les groupes ne seront pas exportés.

Importer vos mandats

  1. Pour importer vos mandats, allez dans « Gérer les mandats » et cliquez sur Uploader des mandats dans le menu de gauche.

  2. Utilisez le bouton Naviguer pour ouvrir le fichier que vous avez téléchargez durant l’exportation de vos mandats.
  3. Vous avez le choix entre deux options

    • Conservez vos mandats et ignorez les mandats dupliqués que vous avez uploadés
    • Remplacez vos mandats avec les mandats chargés.

Remarque : Si vous téléchargez les mandats sur Mac en utilisant Safari, le fichier ZIP devrait être extrait automatiquement. Pour savoir l'uploader de nouveau dans Isabel, vous devez d'abord recompresser le fichier de mandats. Cliquez-droit sur le fichier de mandats XML et sélectionnez Compresser dans le menu. Uploadez ensuite le fichier ZIP créé en utilisant la procédure décrite ci-dessus.

Ouvrir vos mandats dans Excel

En ouvrant vos mandats dans Excel, vous pouvez accomplir plusieurs tâches administratives concernant vos mandats.

  1. Créer une exportation de vos mandats et l’enregistrer sur votre ordinateur.
  2. Ouvrir le fichier ZIP que vous avez téléchargé d’Isabel 6 et placer le fichier "isabel_download_of_mandates[ID].xml" dans un autre répertoire (après l’avoir extrait du fichier ZIP)
  3. Ouvrir votre application de tableur (Excel par exemple) et choisir Fichier > Ouvrir > Choisissez « Tous les documents (*.*) » comme indiqué sur l’écran ci-dessous.

  4. Naviguer et ouvrir le fichier "isabel_download_of_mandates[ID].xml"
  5. Deux messages de confirmation apparaîtront ; retenez l’action par défaut et cliquez sur OK pour poursuivre
  6. Vos mandats  apparaîtront ensuite dans Excel

Remarque: il n’est pas possible d’effectuer des mises à jour dans Excel et de les importer ensuite dans Isabel 6

Plus d'information

  • Définitions:

    • SEPA Direct Debit (SDD): le système européen de domiciliation qui remplace DOM80 (et, p.ex., DOM2000). Avec le système européen de domiciliation, vous disposez d'un système unique, sécurisé et rapide pour payer vos factures en euros dans n'importe quel pays de la zone SEPA.

    • Créancier: personne à laquelle un débiteur doit de l'argent; envers laquelle une obligation existe, c'est-à-dire vous dans le contexte SDD de isabel6.

    • Débiteur: personne qui doit de l'argent à un créancier; qui a l'obligation de payer une dette.

    • DMF: Debtor based Mandate Flow – schéma de fonctionnement dans lequel la banque du débiteur est responsable des mandats.

    • CMF: Creditor based Mandate Flow – schéma de fonctionnement dans lequel la banque du créancier est responsable des mandats.

    • CI: Creditor Identifier - identification du créancier.

    • MRI: Mandate Related Info = informations relatives au mandat.


  • Descriptions:

    • Fonctionnalités de SDD:

      • Le système SDD utilise des domiciliations reposant sur un mandat permettant un prélèvement unique.
      • Dans le système SDD, la gestion des mandats est la responsabilité du créancier.

      • SDD utilise deux schémas (la différence se situe au niveau de la protection juridique et des obligations contractuelles):

        • le schéma Core (= B2C = Business to Customer);
        • le schéma B2B (Business to Business).

      • SDD utilise un schéma de fonctionnement CMF, et non plus DMF.
  • Schéma de domiciliation Core versus B2B:

Schéma Core

 

Schéma B2B

Le créancier est responsable de l'acquisition du mandat

=

Le créancier est responsable de l'acquisition du mandat

Pas de validation du mandat par les banques

?


La banque du débiteur valide le mandat

Le créancier envoie la demande de domiciliation à sa banque en indiquant la référence du mandat

=

Le créancier envoie la demande de domiciliation à sa banque en indiquant la référence du mandat

La banque du débiteur exécute la domiciliation

?

La banque du débiteur vérifie le mandat et exécute la domiciliation

Le débiteur dispose de 8 semaines pour demander un remboursement (une extension de ce délai est possible)

?

Le débiteur n'a pas la possiblité de demander un remboursement

Date de prélèvement = J+1

=

Date de prélèvement = J+1

 

  • Flux du mandat:

    • Le créancier envoie le formulaire de mandat européen à votre débiteur. Le débiteur renvoie le formulaire signé.

    • Le créancier archive le mandat (papier) et introduit les données qu'il contient dans isabel6. Une fois les données introduites, le créancier peut passer à la création d'un encaissement dans isabel6.


  • Flux de la domiciliation:

    • Lors d'un encaissement, les données de l'opération sont envoyées à la banque.

    • Des MRI doivent également être transmises à la banque:

      • Une référence de mandat qui doit être unique pour l'identification du créancier concerné
      • Une notion séquence des encaissements. Lors du premier encaissement d'un nouveau mandat (et lors de certaines modifications ultérieures), la séquence Premier doit être communiquée. Après un encaissement réussi, la séquence dans la gestion des mandats n'est plus Premier mais Suivant.
      • La date de signature du mandat
      • Le système: Core ou B2B 

      • Le type de mandat:

        • Récurrent: le même encaissement peut se répéter plusieurs fois.
        • Unique: le paiement ne peut être encaissé qu'une seule fois.

    • Le rôle des banques:

      • Rôle exécutif:

        • La banque du créancier veille à ce que les encaissements soient envoyés à la banque du débiteur.
        • La banque du débiteur débite le compte du débiteur et transfère le montant à la banque du créancier.
        • La banque du créancier crédite le compte du créancier.

      • Rôle d'enregistrement:

        • Enregistrement du système, de la séquence et du type d'encaissement.
        • Tenue de l'historique des encaissements par la banque du débiteur (p.ex. pour le droit au remboursement).
        • La tenue des données DOM80 pour les mandats migrés.
        • La confirmation des mandats B2B.

      • Contrôles:

        • Les provisions sur le compte du débiteur sont-elles suffisantes?
        • La séquence des encaissements a-t-elle été respectée?
        • Le débiteur a-t-il bloqué les encaissements pour ce créancier?
        • Vérification des mandats B2B (pas de droit de remboursement au débiteur).
        • Si l'encaissement ne peut pas être débité du compte du débiteur, la banque le notifiera à la banque du créancier avec la mention REJECT.



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